7 strategii de succes pentru gestionarea forței de muncă la distanță

Trimite și altora

Pe masura ce tot mai multe companii se indreapta catre  munca de la distanta, devine din ce in ce mai important pentru manageri sa isi adapteze stilul de conducere. Pe masura ce peisajul de lucru se schimba, la fel si cele mai eficiente strategii pentru gestionarea fortei de munca la distanta.

Cand angajatii lucreaza de la distanta, acestia necesita totusi indrumare si feedback cu privire la performanta lor insa prea multe indrumari pot parea insuportabile uneori. Evitati supra comunicarea. Trucul consta in a gasi un echilibru care lasa angajatii sa aiba impresia ca managerul lor este acolo pentru ei, acordandu-le incredere in faptul ca isi vor finaliza munca independent.

Cu totii stim: comunicarea este cheia. Iar cand aveti de a face cu echipe la distanta, comunicarea e vitala. Este adevarat ca ideea fiecaruia despre o buna comunicare poate varia, de aceea trebuie sa va asigurati in primul rand ca toata lumea intelege mesajele.

Strategii pentru manageri care pot asigura o comunicare eficienta cu echipele care lucreaza in sistem remote

Utilizati o platforma de mesagerie instantanee neintruziva

In gestionarea fortei de munca la distanta, programele de mesagerie instant ofera posibilitatea de a trimite si primi mesaje in timp real, cu privire la cele mai stringente probleme ale echipei. Acestea pot contine feedback-ul clientilor, probleme legate de status-ul companiei sau orice alte probleme care afecteaza proiectul.

Este bine sa dispuneti de o platforma statica pentru a posta doumente necesare echipei sau a trimite mesaje. Insa o platforma de mesagerie instantanee ofera mai multa promptitudine problemelor urgente.

Puteti de asemenea sa clarificati echipei dvs. ce nu este aceasta platforma: nu este o modalitate ca managerul lor sa ii verifice constant pentru a se asigura ca isi desfasoara activitatea. Este o platforma care va face disponibil in cazul in care angajatii au nevoie de sprijinul dvs. Faceti-l sa para un instrument pe care il pot utiliza angajatii dvs. daca trebuie sa ia legatura rapid cu dvs. sau cu ceilalti.

Daca angajatii nu sunt online in mod constant este in regula. Pot fi ocupati si nu trebuie sa fie conectati 24 de ore din 24. Oferindu-le o modalitate de acces rapid la persoanele din conducere ii poate ajuta sa se simta mai confortabil pe masura ce treceti la munca la distanta.

Introduceti conceptul de “parteneri de responsabilitate”

Daca aveti o echipa numeroasa, probabil ca nu veti avea timp sa verificati continuu pe fiecare persoana pe parcursul zilei. In plus, nici nu este o strategie de management grozava pentru a face acest lucru – si care intra pe teritoriul micromanagementului.

Cu toate acestea va veti dori totusi ca angajatii sa stie ca pot fi trasi la raspundere. Cel putin la inceput, veti dori sa va asigurati ca toata lumea isi indeplineste sarcinile.

Va poate ajuta in acest sens  introducerea conceptul de parteneri de responsabilitate in echipa dvs. Acesta implica impartirea membrilor echipei in perechi de cate doua persoane. Astfel, fiecare va avea cate o persoana cu care se poate consulta si careia ii pot adresa intrebari pe tot parcursul zilei de munca.

Este posibil ca aceste parteneriate sa nu poata satisface orice solicitare sau sa raspunda la fiecare intrebare dar pot ajuta la depasirea problemelor majore, mentinand in acelasi timp membrii echipei responsabili.

Aceasta strategie va permite  sa evitati sa faceti check-in in mod constant pentru a verifica disponibilitatea membrilor echipei dvs.  Partenerii de responsabilitate se vor supraveghea unul pe celalalt si se pot mentine reciproc in directia atingerii obiectivelor de performanta.

In plus, daca un partener intampina o problema personala, poate sa-si anunte partenerul fara a perturba fluxul de lucru al intregii echipe.

Ramaneti organizat. Utilizati o platforma de comunicare cuprinzatoare

Mesageria instant nu este singura modalitate de comunicare de care aveti nevoie ca echipa pentru gestionarea fortei de munca la distanta. Veti avea nevoie de un loc unde sa postati documentele finale, sa colaborati la versiunile documentelor si sa organizati conferinte video. De aceea, veti dori sa adoptati un fel de platforma de comunicare cuprinzatoare, care are mai multe functionalitati (daca nu aveti deja).

Aceasta platforma ofera tuturor celor din echipa dvs. posibilitatea de a localiza resursele de care au nevoie atunci cand nu pot contacta direct cineva. De asemenea, ajuta la promovarea creativitatii si a productivitatii. A avea o solutie online in care mai multi membri ai echipei pot revizui si edita documente favorizeaza o mai buna colaborare intre membrii echipei.

O platforma  de Business Email precum SmarterMail Enterprise poate servi echipa dvs. in multiple moduri.

Asigurati-va ca angajatii dvs. au dispozitivele actualizate

Indiferent daca este vorba de aplicatiile pe care le utilizati sau de software-ul antivirus, asigurati-va ca toate dispozitivele companiei au instalate cele mai recente actualizari. Acest lucru va reduce timpul in care  membrii echipei care vor avea nevoie de asistenta echipei IT de suport tehnic la distanta. Bineinteles, este util sa detineti si suport IT la distanta disponibil 24/7.

Conectati echipele aflate la distanta in intalniri online periodice

Unul dintre cele mai mari obstacole in calea muncii la distanta este posibilitatea ca angajatii dvs. sa se simta izolati sau fara sprijin. Fara interactiunea personala si camaraderia biroului, acestia pot simti ca nu sunt vazuti sau auziti.

Pentru gestionarea fortei de munca la distanta, este bine sa programati intalniri online saptamanale in care sa conectati echipele aflate la distanta. Acestea vor permite reunirea membrilor si discutarea in echipa a noutatilor sau a problemelor existente. Puteti organiza acest tip de intalnire telefonic. Insa o conferinta video este o modalitate excelenta de a creste sentimentul de conectivitate prin faptul ca membrii echipei se pot vedea. Emailul nu este la fel de eficient ca chat-ul sau videoconferinta si poate dura mai mult. Mai mult, una dintre cele mai mari capcane ale comunicarii scrise este susceptibilitatea de a fi interpretata sau inteleasa gresit.

Intocmiti o scurta agenda a meeting-ului online saptamanal. Oferiti fiecarui membru un timp egal pentru a discuta despre ce este important pentru ei. Cereti tuturor membrilor sa pastreze insemnari asupra problemelor care privesc intregul grup si pentru care au nevoie de feedback. Va va ajuta sa eficientizati timpul intalnirii si sa nu va abateti de la subiectele importante.

Implementati o matrice de sarcini

Chiar daca membrii echipei dvs. sunt informati 100% cu privire la rolurile si responsabilitatile lor, poate fi greu de urmarit progresul – atat pentru dvs. cat si pentru ei. In calitate de manager, este responsabilitatea dvs. de a monitoriza proiectele majore din cadrul echipei dvs. – cine la ce proiect lucreaza si care sunt termenele limita iar o matrice de sarcini poate fi un instrument util in aceasta situatie.

O matrice de sarcini este de obicei un tabel sau un alt tip de foaie de calcul care urmareste fiecare sarcina din cadrul proiectului dvs., precum si status-ul acesteia. Iata informatiile pe care ar trebui sa le aveti pentru fiecare element din matrice:

  • numele sarcinii
  • categoria proiectului in care se afla (adica financiar, comunicare etc.)
  • persoana / persoanele responsabile
  • starea curenta si nivelul de prioritate (ex. scazut, mediu, mare sau urgent / imediat)
  • observatii privind posibile provocari sau obstacolele care pot intarzia finalizarea acestuia
  • termenul limita

Oferiti intregii echipe acces la acest document astfel incat sa-l poata actualiza in mod regulat.  Cereti membrilor sa actualizeze documentul saptamanal, astfel incat sa puteti verifica aceste actualizari. Puteti utiliza acest document si pentru a ghida conferintele si discutiile video ale echipei.

Stabiliti sesiuni de meeting individuale atunci cand este necesar

Intalnirile de echipa prin videoconferinta pot fi un instrument excelent atunci cand aveti nevoie de o multime de informatii de la mai multe persoane, pe mai multe proiecte. Dar ce se intampla cand aveti o problema individuala cu un singur membru al echipei? Poate este necesar sa cereti detalii referitoare la un proiect de la un singur membru al echipei. Este de asemenea posibil ca unii membrii ai echipei sa aiba intrebari pe care doresc sa vi le adreseze in privat.

De aceea, este important sa stabiliti sesiuni de meeting individuale, cand situatia o cere. Puteti face aceste intruniri periodic, pe baza unui program stabilit sau poate fi doar o intrunire unica, pentru a discuta o singura sarcina sau un proiect individual.

Intrunirile individuale ofera echipei dvs. capacitatea de a arunca o privire aprofundata asupra sarcinilor individuale impreuna cu seful de echipa / managerul. In cadrul acestora membrii echipei pot adresa intrebari si pot cauta feedback in afara unui cadru de grup, facandu-i sa se simta mai confortabil si mai susceptibili sa gaseasca intalnirea o utilizare valoroasa a timpului lor.

Ascultati-va membrii echipei si evoluati dupa caz

Indiferent de tactica de management pe care decideti sa o implementati pentru gestionarea fortei de munca la distanta, nu uitati sa comunicati cu echipa dvs. Si sa tineti seama de feedback-ul acestora.

Observati daca angajatii dvs. se lupta sa tina pasul odata ce munca lor s-a mutat la distanta. Volumul de munca nu este suficient? Programul de intalniri este prea riguros? Sau, din contra, angajatii considera ca nu au suficiente canale pentru a mentine contactul / comunicarea? Rezultatele vin la timp iar managerii sunt multumiti de acestea?

Comunicarea este esentiala, insa nu este singura modalitate de a uni echipele. Ca sa va asigurati ca angajatii dvs. de la distanta se dezvolta, trebuie sa va axati si pe:

  • construirea increderii in echipa
  • asigurarea ca responsabilitatile sunt clare pentru toata lumea
  • conectarea echipelor la misiunea si valorile companiei
  • sarbatorirea succeselor

Ascultand membrii echipei dvs., puteti intelege mai bine cat de eficient a devenit stilul dvs. de gestionare la distanta. Va puteti modifica stilul dupa cum este necesar, adoptand noi instrumente sau imbunatatind utilizarea celor existente. Pe masura ce va personalizati platforma IT pentru nevoile specifice ale echipei dvs., este bine sa aveti alaturi un partener care sa inteleaga cum gestionati aceste servicii IT.

Comments

comments

Nu sunt comentarii

LEAVE A REPLY

twenty − sixteen =